Delegeren is een goede manier om waardevolle tijd vrij te spelen. In mijn vorige blog heb ik vooral verteld over de verschillende niveaus waarop je kunt delegeren. In deze blog wil je vooral enkele tips meegeven, welke het delegeren wat makkelijker maken. Ik geef ze natuurlijk niet allemaal prijs, maar veel van mijn tips kun je nalezen in het gratis e-book.

Begin met wat kleins
Als je net begint met delegeren, probeer het dan rustig op te bouwen. Start met het delegeren van relatieve eenvoudige taken. Ik gebruik vaak het voorbeeld van een onervaren, nieuwe medewerker. Als iemand nieuw en onbekend is, dan geef je iemand de gelegenheid om te groeien in zijn of haar rol. Je start met een kennismaking en een rondleiding. Vervolgens laat je iemand bij een collega meekijken en luisteren. Iemand kan een cursus of opleiding volgen. Als iemand vervolgens klaar is om te “echt” te starten, dan begin je ook met iets kleins. Tegen nieuwe verkopers wordt vaak gezegd: “ga eerst maar eens een paar dagen de telefoon opnemen”. Met delegeren werkt het net zo. Geef niet gelijk iemand de verantwoordelijkheid over een eindresultaat. Maak het klein en specifiek. En laat dit groeien.

Start met een vertrouwd iemand
Voor iedereen geldt “eens moet de eerste keer zijn”. Als je start met delegeren, zoek dan een vertrouwd iemand op. Bijvoorbeeld een medewerker, waar je al een lange werkrelatie mee hebt of gewoon iemand die jij vertrouwd. Neem hem of haar mee in jouw plan en vraag of hij of zij je daarbij wilt helpen. Je creëert een veilige omgeving, waarbij je makkelijk(er) feedback kunt vragen, fouten durft te maken en sneller kunt leren. Ik heb in het begin (en soms nog steeds) de ander betrokken in mijn proces. Hierbij gaf ik aan dat ik teveel op mijn bordje had liggen, zaken wilde gaan delegeren, maar het lastig vond om dit op een goede manier te doen. Ik heb destijds aan de ander gevraagd of hij mij van feedback wilde voorzien. Hierdoor heb ik kunnen spelen met mijn manier van communiceren, het tempo, maar ook de mate van mijn begeleiding.

Maak het verwachte resultaat meetbaar
Je kunt de ander niet een actie geven, zonder te vertellen wat je precies als uitkomst verwacht. Wanneer doet iemand het goed? En wanneer niet? En wanneer moet het klaar zijn? Ik ken genoeg managers die goed zijn in taken bij een ander neerleggen. Alleen klagen zij regelmatig over de kwaliteit van de uitvoering. Als ik een belactie naar (potentiële) klanten delegeer (of uitbesteed), dan ligt daar een doel boven. Ik wil namelijk minimaal 5 of 10 nieuwe afspraken hebben om zelf aan tafel te komen. Ik heb niets aan 100 telefoontjes zonder resultaat. Uiteraard moet het wel een haalbaar doel zijn.

Tot slot: om niet te vergeten. Spreek ook af wanneer iets klaar moet zijn. Het is een erg onhandig als jij de verwachting hebt dat iets binnen 2 dagen gedaan wordt, terwijl de ander dit voor volgende week op zijn ‘to-do-lijst’ heeft staan.

Ben je nieuwsgierig naar de overige tips? Check dan even mijn gratis e-book. Hierin geef ik je onder andere 12 praktische tips om te starten met delegeren. Succes!