Eén van de meest waardevolle manieren om tijd vrij te maken is het overdragen van werkzaamheden aan een ander. Met een mooi woord: delegeren. En delegeren kan op verschillende manieren. In deze blog leg ik kort uit wat delegeren betekent. Ook vertel ik, met behulp van een voorbeeld, wat de verschillende niveaus van delegeren zijn.

Wat is delegeren precies?

Delegeren is feitelijk niets anders dan het beleggen van taken, werkzaamheden, verantwoordelijkheden en/of resultaten bij iemand anders uit jouw team. Uiteindelijk moet dit leiden tot een hogere productiviteit, rendement, omzet en/of winst. Je bereikt met elkaar meer, dan alleen. Eén ding mag je uiteindelijk niet vergeten. Je kunt verantwoordelijkheden en zelfs resultaten delegeren. Je kunt anderen aanspreken op hun resultaten, maar uiteindelijk heb jij als ondernemer of directeur de eindverantwoordelijkheid. 

Hoe delegeer je dan?

Als voorbeeld neem ik een situatie, waarin ik verantwoordelijk ben voor de verkoop. Ik zie al enige tijd dat de verkopen onder druk staan en ik heb de verantwoordelijkheid om hier verandering in aan te brengen. Na een grondige analyse zie ik het aantal klanten afnemen, de ordergrootte dalen en het aantal herhaalbestellingen afnemen. In deze situatie heb ik zelf het probleem geconstateerd en het probleem verder onderzocht. Ik kan nu gaan nadenken over mogelijke oplossingen en het uitvoeren hiervan. Het uiteindelijke resultaat is grotendeels mijn verdienste.

In de bovenstaande situatie doe ik alles zelf. Ik kan er ook voor kiezen om bepaalde zaken te delegeren. Ik kan bijvoorbeeld één specifieke taak overdragen aan iemand anders. Ik kan één van mijn teamleden vragen om een lijst te maken met al onze klanten. Dit is een afgebakende actie, welke zonder vragen uitgevoerd kan worden. Na het uitvoeren van de taak houdt de rol van het teamlid in dit voorbeeld op. Ik ga vervolgens zelf de klanten bellen om te onderzoeken waarom de verkopen dalen.

Ik kan er ook voor kiezen om mijn teamlid meer verantwoordelijkheid te geven. Ik vraag aan hem/haar om de situatie te analyseren en te beschrijven. In dit geval zal hij/zij (hopelijk) constateren dat de omzet daalt door de eerder genoemde redenen. Dit scheelt mij (een hoop) analysewerk en dus tijd. Ik kan op dat moment er voor kiezen om zelf een beslissing te nemen over het vervolg. Of aan de ander te vragen hoe hij/zij dit zou aanpakken.

Uiteindelijk kan ik ook de volledige verantwoordelijkheid overdragen aan een ander. Als mijn teamlid over de juiste kwaliteiten en competenties beschikt, dan kan ik het zelf volledig loslaten. In dat geval is hij/zij in staat om zelf een probleem te constateren, de situatie te analyseren, mogelijke oplossingen te bedenken, anderen inschakelen om mee te denken, een oplossingsrichting te kiezen en uit te (laten) voeren. Ik word achteraf geïnformeerd tijdens week- of maandoverleg.

Aan wie zou jij werkzaamheden durven delegeren? Ik daag je uit om hier eens mee te gaan spelen. Als je hier tijd in investeert, dan levert het jou veel tijd op. Tijd die jij weer aan andere waardevolle dingen kunt besteden.

Wil je meer weten hierover? Download dan mijn e-book over loslaten en delegeren. Hierin lees je onder andere ook meer over snel waardevolle tijd vrijmaken, en krijg je tips over het starten met delegeren.